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06 - Gestion des Membres

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6.1 Ressources Humaines

Organigramme du club

┌─────────────────────────────────────┐
│       ASSEMBLÉE GÉNÉRALE            │
│     (Tous les membres)              │
└──────────────┬──────────────────────┘
               │
        ┌──────┴──────┐
        │             │
┌───────▼────────┐   ┌▼──────────────┐
│  COMITÉ DU     │   │  BUREAU       │
│  CLUB          │   │  EXÉCUTIF     │
│  (Organe de    │   │               │
│  survie)       │   └───────┬───────┘
└────────────────┘           │
                    ┌────────┴────────┐
                    │                 │
           ┌────────▼────────┐  ┌────▼─────────────┐
           │  COMMISSIONS    │  │   COMMISSIONS    │
           │  PERMANENTES    │  │   CYCLIQUES/     │
           │                 │  │   IRRÉGULIÈRES   │
           │  • RH           │  │                  │
           │  • Communication│  │  • Adhésion      │
           │  • Ciné-Club    │  │  • Transition    │
           └─────────────────┘  │  • Disciplinaire │
                                └──────────────────┘
                    │
           ┌────────▼────────┐
           │                 │
           │   MEMBRES       │
           │   ADHÉRENTS     │
           │                 │
           └─────────────────┘

Commissions

  • Chaque commission a un chef de commission responsable du fonctionnement de la commission et/ou un coordinateur (membre du BE qui assure la communication entre les deux organes) et des membres volontaires.

Commissions permanentes

Commission Communication
  • Mission : Gérer l’image et la visibilité du club
  • Tâches :
    • Créer les visuels et affiches
    • Gérer les réseaux sociaux
    • Rédiger la communication interne et externe
    • Couvrir les événements (photos, vidéos)
  • Profil recherché : Créatif, maîtrise des outils graphiques, bon rédactionnel
Commission Ciné-Club
  • Mission : Assurer les projection et analyses hebdomadaires de films
  • Tâches :
    • Gérer la relation avec la cinémathèque
    • Créer des analyses cinématographiques pour différents films
    • Assurer les projections et les analyses chaque semaine
    • Coordonner avec la commission communication pour les annonces
  • Profil recherché : Bon sens de l’analyse cinématographique, culture générale cinéma
Commission Ressources Humaines
  • Mission : Assurer le suivi, l’intégration et le bien-être des membres du club
  • Tâches :
    • Gérer les Adhésions et le registre des membres
    • Assurer le suivi de l’implication et de la présence
    • Traiter les situations disciplinaires en lien avec le BE
    • Coordonner le système de parrainage
  • Profil recherché : À l’écoute, sens de l’organisation, discret, bon relationnel

Commissions cycliques et irrégulières

Commission Formulaire (Cyclique)

Période d’activation : À chaque session d’adhésion Mission :

  • Préparation du formulaire d’adhésion
  • Sélection des candidats Composition : 5/7 membres
  • Au moins une personne d’une ancienne commission adhésion
  • Minimum 1 membre du BE et de la RH
  • Membres expérimentés Durée : 2-3 mois
Commission Transition (Cyclique)

Activation : Lors du changement de bureau exécutif Mission :

  • Faciliter le transfert de responsabilités
  • Transmettre la documentation et les outils
  • Former les nouveaux membres du BE
  • Assurer la continuité des activités Composition : Membres sortants du BE + nouveaux élus Durée : 1-2 mois
Commission Disciplinaire (Irrégulière)

Activation : Uniquement en cas de crise ou manquement grave Mission :

  • Instruire les cas de manquements au règlement
  • Proposer des sanctions appropriées
  • Médiation dans les conflits majeurs Composition : 3-5 membres (membres de la RH + membres neutres)

Procédure :

  1. Création par le BE , la RH ou le comité
  2. Audition des parties concernées
  3. Délibération
  4. Proposition de sanction
  5. Validation par l’AG si nécessaire

6.2 Recrutement

Périodes de recrutement

Rentrée (Septembre-Octobre) :

  • Recrutement massif de nouveaux étudiants
  • Objectif : Intégrer 20-30 nouveaux membres

Renforcement (Mars-Avril) :

  • Recrutement ciblé pour les commissions
  • Objectif : Combler les départs et renforcer l’équipe

Canaux de recrutement

  1. Affichage : Affiches dans les facultés
  2. Réseaux sociaux : Posts, stories, partages
  3. Bouche-à-oreille : Implication des membres actuels
  4. Stands d’information : Journées d’accueil des nouveaux étudiants
  5. Événements ouverts : Débats publics, conférences (vitrine du club)

Processus de recrutement

Étape 1 : Création de la commission formulaire

Étape 1 : Appel à candidatures

  • Création d’un formulaire Google Forms
  • Diffusion sur tous les canaux
  • Informations demandées :
    • Nom, prénom, âge
    • Filière, niveau d’études
    • Email, téléphone
    • Lien vers Facebook
    • Motivation
    • Compétences particulières (design, vidéo, etc.)
    • Fonction souhaitée (si applicable)

Étape 2 : Tri des candidatures (J-7)

  • Lecture de toutes les candidatures par la commission formulaire
  • Sélection selon :
    • Motivation
    • Cohérence avec les besoins du club
    • Disponibilité
  • Constitution d’une short-list (50-70% des candidats)
Optionnel : Entretiens (J-3 à J-1)

Format :

  • Collectif (groupe de 5-10 candidats) pour présenter le club
  • Individuel (15 minutes) pour évaluer la motivation

Évaluation :

  • Motivation : /5
  • Disponibilité : /5
  • Compétences/potentiel : /5
  • Feeling général : /5
  • Total : /20

Étape 3 : Délibérations (Jour J)

  • Réunion pour délibérer
  • Vote pour les cas limites
  • Sélection finale

Étape 4 : Notification (J+1)

  • Email personnalisé aux candidats retenus (félicitations + prochaines étapes)
  • Email bienveillant aux candidats non retenus (remerciements + possibilité de réessayer)

Critères de sélection

Indispensables :

  • Motivation sincère
  • Disponibilité minimum (3h/semaine)
  • Adhésion aux valeurs du club (respect, ouverture d’esprit, excellence)

Appréciables :

  • Compétences spécifiques (design, gestion de projet, etc.)
  • Expérience préalable en débat ou dans une association
  • Bon niveau d’expression (français/anglais/arabe)

Non éliminatoires :

  • Niveau d’études (1ère et dernière année bienvenue)
  • Filière (toutes les spécialités)
  • Timidité (le débat aide à la surmonter)

6.3 Adhésions

Types de membres

Membre actif

  • Définition : Participe régulièrement aux activités, à jour de cotisation
  • Droits :
    • Voter en Assemblée Générale
    • Candidater au BE
    • Participer à toutes les activités
    • Accès complet aux ressources du club
  • Devoirs :

Membre sympathisant

  • Définition : Suit les activités de loin, sans engagement fort
  • Droits :
    • Assister aux événements ouverts
    • Recevoir la newsletter
  • Devoirs :
    • Respecter les valeurs du club
  • Cotisation : Non requise

Membre d’honneur

  • Définition : Personne ayant rendu service au club (ancien président, partenaire clé, etc.)
  • Désignation : Décision du BE à l’unanimité
  • Droits :
    • Assister aux AG avec voix consultative
    • Accès privilégié aux événements
  • Cotisation : Exonéré

Procédure d’adhésion

  1. Remplir le formulaire d’adhésion
    • Informations personnelles
    • Acceptation du règlement intérieur
    • Signature
  2. Completer le dossier
    • Payer la cotisation en espèces et à temps
    • Fournir un certificat de scolarité au sein de l’UMMTO
    • Fournir une photocopie de sa CIN
  3. Intégrer les canaux de communication
    • Intégrer le groupe Facebook
    • Intégrer la conversation Messenger

6.4 Cotisations

Montant

Cotisation annuelle : 300 DA

Révision : Sur proposition du BE, validée en AG

Exonérations

**Cas d’exonération :

  • Membres d’honneur
  • Cas sociaux avérés

Utilisation des cotisations

Les cotisations servent exclusivement à :

  • Fonctionnement quotidien (fournitures, impression)
  • Petits équipements (bannières, goodies)
  • Événements internes (formations, entraînements)

Interdiction : Financer les déplacements du BE ou des avantages individuels

6.5 Intégration des nouveaux membres

Session d’accueil/Journée d’adhésion (Jour 1)

Durée : 4-6 heures

Programme :

  1. Mot de bienvenue (Président)
    • Félicitations pour avoir été retenus
    • Vision et objectifs du club
  2. Présentation du club
    • Histoire et valeurs
    • Statuts et règlement intérieur (grandes lignes)
    • Structure et fonctionnement
  3. Présentation des commissions
    • Missions et activités de chaque commission
    • Appel à volontaires
  4. Questions-réponses
  5. Ice breaker
    • Chaque nouveau se présente (nom, filière, motivation)
    • Membres du BE se présentent
  6. Pause
    • Goûter, conversations
  7. Introduction au débat
    • Formation d’introduction au débat
    • Mise en paires et débat sur un point d’interet commun
  8. Outils et communication
    • Ajout aux groupes (Facebook, Messenger, Telegram, Discord)
  9. Cloture
    • Photos de groupe

Parrainage

Les nouveaux membres sont parrainés par les anciens membres pendant 3 mois.

Rôle du parrain :

  • Être le point de contact privilégié
  • Répondre aux questions
  • Encourager à participer et organiser des activités
  • Faire des retours au BE sur l’intégration

Assignation :

  • Par le BE lors de la session d’accueil
  • Tenir compte des affinités (filière, centres d’intérêt)

Formations (Mois 1-2)

Obligatoire pour tous :

  • Formation au débat formel
  • Formation à la rhétorique approfondie
  • Formation à l’analyse cinématographique
  • Formation à la communication digitale

Suivi de l’intégration

J+30 : Entretien individuel rapide et spontané

  • Comment te sens-tu dans le club ?
  • Quelle commission t’intéresse le plus ?
  • As-tu des difficultés ?

J+90 : Bilan d’intégration

  • Évaluation de l’implication
  • Feedback des nouveaux membres
  • Ajustements si besoin

6.6 Rétention et motivation

Reconnaissance

Membre du mois (optionnel) :

  • Désigné par le BE chaque mois
  • Critères : Implication, progrès, esprit d’équipe
  • Mise en avant sur les réseaux sociaux
  • Petit cadeau symbolique

Certificats de participation :

  • À la fin de chaque événement majeur
  • Mention du rôle et de la contribution
  • Utile pour le CV des membres

Opportunités de développement

Formations :

  • Ateliers mensuels (techniques de débat, prise de parole, argumentation)
  • Formations externes (si budget : gestion de projet, communication, etc.)
  • Accès à des ressources en ligne

Responsabilités progressives :

  • Chef de projet sur un événement
  • Coordinateur de commission
  • Représentant du club à une compétition externe

Voyages et compétitions :

  • Participation à des tournois nationaux et internationaux
  • Échanges avec d’autres clubs

Feedback régulier

Réunion bilan trimestrielle :

  • Bilan des actions du trimestre
  • Retours des membres (ce qui va, ce qui ne va pas)
  • Propositions d’amélioration

Boîte à idées :

  • Formulaire anonyme permanent
  • Consultation régulière par le BE
  • Mise en œuvre des suggestions pertinentes

6.7 Gestion des conflits

Prévention

  • Rappel régulier des valeurs du club
  • Charte de bonne conduite affichée et partagée
  • Médiation par les parrains en cas de tensions légères

Types de conflits

Interpersonnels :

  • Mésentente entre membres
  • Jalousie, rivalité

Organisationnels :

  • Désaccord sur une décision
  • Sentiment d’injustice dans la répartition des tâches

Comportementaux :

  • Harcèlement
  • Propos discriminatoires

Procédure de gestion

Conflits mineurs :

  1. Discussion entre les parties (encouragée)
  2. Médiation par un membre du BE (si besoin)
  3. Accord à l’amiable

Conflits graves :

  1. Saisine de la RH
  2. Audition des parties séparément
  3. Commission disciplinaire si nécessaire
  4. Décision du BE (avertissement, sanction, radiation)

6.8 Radiation

La radiation est la sortie forcée d’un membre de l’association.

Motifs

Radiation automatique :

  • Non-paiement de la cotisation (après 2 rappels)
  • Démission volontaire

Radiation disciplinaire (nécessite procédure contradictoire) :

  • Comportement contraire aux valeurs du club (harcèlement, discrimination, violence)
  • Atteinte grave à l’image du club
  • Divulgation d’informations confidentielles
  • Fraude ou vol

Commission disciplinaire

Activation : Uniquement en cas de crise ou manquement grave

Mission :

  • Instruire les cas de manquements au règlement
  • Proposer des sanctions appropriées
  • Médiation dans les conflits majeurs

Composition : 3-5 membres (membres de la RH + membres neutres)

Procédure :

  1. Création par le BE , la RH ou le comité
  2. Audition des parties concernées
  3. Délibération
  4. Proposition de sanction
  5. Validation par l’AG si nécessaire

Recours : Possible devant la prochaine AG

Conséquences de la radiation

  • Perte de tous les droits de membre
  • Interdiction d’accès aux locaux et activités du club
  • Suppression des accès numériques (Drive, Discord, groupes)
  • Mention dans le registre des membres
  • Pas de remboursement de la cotisation

Checklist gestion des membres

Mensuel

  • Mettre à jour la liste des membres (nouveaux, départs)
  • Vérifier les cotisations en attente
  • Relancer les membres peu impliqués

Trimestriel

  • Réunion bilan avec retours des membres
  • Évaluer l’implication de chacun
  • Ajuster les commissions si besoin

Semestriel

  • Organiser un événement de cohésion
  • Renouveler les cartes de membre

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